Përdorimi i klientëve të postës elektronike për komunikim formal është një praktikë standarde për shumicën e kompanive. Një nga klientët më të njohur të postës elektronike që përdorin organizatat është Microsoft Outlook. Outlook është një nga programet më të mira të menaxhimit të postës elektronike dhe informacionit personal. Përdorimi i Outlook ka përfitimet e veta. Ka një ndërfaqe të thjeshtë dhe elegante të përdoruesit dhe ndihmon në menaxhimin e email-eve, kalendarit dhe detyrave të tjera.
Le të flasim se si mund të përfitoni sa më shumë nga Outlook.
- Shkurtoret e tastierës
Njohja e shkurtoreve është gjithmonë e dobishme kur përdorni rregullisht Outlook pasi përshpejton punën tuaj. Këtu kemi renditur shkurtoret e zakonshme dhe më të dobishme.
Shkurtoret Dalja Ctrl+R Përgjigju email-it Alt+R Përgjigjuni të gjithëve në email ose kaloni te puna. Shikoni kalendarin javor Alt+W përpara email-it ose kaloni në pamjen javore të kalendarit Ctrl+Shift+K Detyra e re Ctrl + 2 Shkoni te Kalendari Alt+S Dërgoni e-mail Ctrl+Shift+M Mesazh i ri Escape ose Enter Mbyll Ctrl+M F9 për të dërguar/merr të gjitha Ctrl+G Hapni dialogun "Shko te data" për të kaluar te çdo datë në kalendar Ctrl + E Gjeni një mesazh ose një artikull Ctrl+Alt+A Zgjeroni kërkimin për të përfshirë të gjithë artikujt e postës, të gjithë artikujt e kalendarit , ose Të gjithë artikujt e kontaktit, në varësi të modulit në të cilin jeni Ctrl+Shift+A Krijoni një takim Ctrl+Shift+C Krijo një kontaktPra, këto janë shkurtore që duhet të keni parasysh gjatë përdorimit të Outlook. Nëse ju dëshironi të kaloni midis postës elektronike, kalendarëve dhe opsioneve të tjera, atëherë –
Posta Ctrt+1 Kalendari Ctrt+2 Kontaktet Ctrt+3 Detyrat Ctrt+4 Shënime Ctrt+5- Shënoni mesazhet në një Klikoni –
Zgjidhni një ose dy mesazhe dhe më pas shtypni butonin Fut për të aktivizuar ose shënuar atë të përfunduar.
- <. fortë> Kurseni veten nga shtypja e përsëritur –
Ju dërgoni emaile mbrapa dhe mbrapa gjatë një dite dhe duhet të jeni duke shkruar disa nga të njëjtat përmbajtje në shumë emaile, për të shmangur këtë dhe për të kursyer kohën tuaj, mund ta ruani përmbajtjen në Quick Part. Për të shtuar, theksoni tekstin në dritaren e kompozitorit, më pas kaloni në skedën Fut, klikoni në menynë rënëse të Pjesëve të shpejta dhe zgjidhni "Ruaj përzgjedhjen në Galerinë e Pjesëve të Shpejta". Tani sa herë që shkruani frazën e përmendur, do të shihni njoftimin e sugjerimit, shtypni "Enter" për të futur frazën.
- Ruani emailet si skedarë-
- Ruani emailet si skedarë-
- Ruani shënimet e Outlook, ngjarjet dhe të tjera në desktop për qasje të shpejtë-
- Programoni emailet tuaja –
- Filtro emailet për të gjetur mesazhe përkatëse –
- Junk ose injoroni emailet e padëshiruara –
- Hiq mesazhet e padëshiruara
- Dërgo mesazhe me tekst nga brenda Outlook
Nëse dëshironi të ruani një email si skedar, gjithçka që ju nevojitet bëni është -Shkoni te menyja File -> Klikoni Save as (këtu do të merrni opsionet – tekst, HTML, format mesazhi Outlook, .msg, .mht dhe më shumë) Kjo është metoda më e shpejtë për të ruajtur emailin tuaj të rëndësishëm në një format të dëshirueshëm .
Përveç emaileve, mund të ruani edhe shënimet, ngjarjet, kontaktet dhe më shumë në kompjuterin tuaj për qasje të lehtë dhe të shpejtë. Për ta bërë këtë, duhet të tërhiqni dhe lëshoni çdo artikull në desktop. Ju mund t'i qaseni këtyre artikujve edhe nëse Outlook nuk është i hapur.
mund të planifikoni vetëm emailet tuaja. si takimet tuaja. Thuaj, ju duhet të dërgoni një email në orën 16:00, por ju e dini se do të jeni të zënë pasi keni planifikuar një takim. Pra, mos u shqetësoni, Outlook do ta mbulojë atë për ju. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të shkruani emailin, më pas shkoni te skedari "Opsionet" dhe klikoni "Vonesa e dorëzimit". Do të hapë një dritare të vogël, e cila do t'ju lejojë të vendosni datën dhe orën në të cilën dëshironi të dërgohet emaili dhe klikoni Mbyll. Kur shtypni "Dërgo", ai do ta mbajë mesazhin deri në orën e caktuar.
Për të gjetur emailet përkatëse, mund të përdorni listën rënëse Filter Email që ndodhet në të djathtë të skedës Home. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të zgjidhni një opsion të menysë që filtron ekranin e kutisë tuaj postare për të shfaqur vetëm disa lloje të emaileve sipas filtrit. Brenda pamjes suaj të filtruar, mund të shkruani në kutinë e rregullt të kërkimit për të zgjeruar më tej.
Duhet lexuar: Mbroni kutinë tuaj hyrëse nga phishing dhe sulme të tjera me email
Ju merrni e-maile të padëshiruara herë pas here, të cilat ju zënë hapësirë dhe rrëmojnë kutinë tuaj postare. Epo, mos u shqetësoni, ju mund të bllokoni emailet e ardhshme nga dërguesi. E tëra çfarë ju duhet të bëni është – Klikoni në Dropdown Junk, që ndodhet në skedën Home. Zgjidhni "Opsionet e emailit të padëshiruar" për të vendosur preferencat.
Në Outlook 2010 dhe 2013, ekziston një mjet, mjet pastrimi, i cili ju ndihmon të kurseni hapësirë dhe të rrëmbeni emailet. Ai shqyrton një bisedë të plotë me email dhe fshin çdo mesazh që ka b citohen në tërësinë e tyre brenda një mesazhi pasardhës. Për të hyrë në mjetin "Pastrimi", klikoni në butonin e tij në skedën "Kreu" dhe zgjidhni një bisedë ose një dosje që duhet të rrëmbeni. Mund ta personalizoni më tej duke klikuar në butonin Cilësimet në alarm për të zgjedhur se çfarë lloj mesazhesh duhet të fshihen.
Jo çdo herë që dëshironi të dërgoni një email për të përcjellë mesazhet tuaja, me Outlook mund të dërgoni mesazhe me tekst tek kontaktet tuaja. Për të konfiguruar SMS, shkoni te skedari Home dhe zgjidhni Artikuj të rinj, më pas zgjidhni Mesazh me tekst (SMS) dhe do të shihni një dialog, klikoni "Gjeni një shërbim të mesazheve me tekst për operatorin tuaj celular".
<. fortë>Shënim: Regjistrohuni me një shërbim mesazhesh të palëve të treta për të përdorur këtë veçori. Këto janë disa këshilla dhe truke të Outlook që mund t'ju ndihmojnë të punoni më shpejt në Outlook. Qëndroni të sintonizuar për më shumë.
Lexo: 0
