Të gjithë ne marrim shumë emaile. Nga menaxherët te punonjësit e tyre, kolegët, buletinet nga shërbime të ndryshme ku jeni abonuar dhe çfarë jo!
Të analizosh të dhëna kaq voluminoze të email-it është humbje kohe dhe energjie. Pse të mos rivlerësoni mënyrën se si t'i menaxhoni emailet tuaja në mënyrë efektive.
A e dini se mund t'i planifikoni emailet tuaja me disa truke të thjeshta?
-
Hiqni qafe mbeturinat
Le të supozojmë se ju merrni mesatarisht njëqind email në ditë, nga të cilat vetëm gjysma e postave janë të rëndësishme dhe pjesa tjetër janë ' vjeturina'. Në rast se po përballeni me raste të përsëritura të postave të padëshiruara/të padëshiruara, përdorni skedarët e padëshiruar për të kapur pjesën më të madhe të postës së padëshiruar dhe skanoni ato dy herë në ditë, për të hequr qafe emailet e padëshiruara. Ai do të reduktojë tridhjetë për qind të mbeturinave nga kutia juaj hyrëse.
Shih gjithashtu: Si të përdorni "Asistentin jashtë zyrës" në Outlook 2016, 2013, 2010 dhe 365
-
Konfiguro dosjet inteligjente
Kur hapni kutinë tuaj hyrëse, do të vini re se një e katërta e emaileve janë oferta speciale, oferta zbritjeje, shaka të përcjella ose njoftime reklamash . Në thelb, gjërat e marketingut me email. Është një truk shitjesh për të tërhequr më shumë klientë. Pra, jepni përparësi emaileve tuaja në nënkategori për të mbajtur të organizuar kutinë hyrëse. Do të jetë e lehtë të zbuloni emailet në rast urgjence ose të fshini emailet e shumta së bashku.
-
Çaktivizoni të gjitha njoftimet me email
> Email-i nuk është një mjet i menjëhershëm komunikimi. Ne përdorim telefona celularë dhe mesazhe të çastit për këtë. Email-i është i mirë për bizneset ku nuk keni nevojë për një përgjigje të menjëhershme. Pra, mos lejoni që të tjerët të pengojnë punën tuaj. Sinjalizimet me email dhe bip-et ndërpresin përqendrimin tuaj, mund t'ju devijojnë në takime dhe biseda. Fikni dridhjen ose zhurmën e telefonit për çdo email të ri.
-
Çabonohuni nga emailet e padëshiruara promocionale
Nuk do të dëshironit kurrë të lexoni të gjitha emailet reklamuese dhe promocionale. Çregjistrohu nga ato të panevojshmet. Është një proces i lehtë dhe i shpejtë. Për të çregjistruar buletinet që nuk dëshironi, identifikohuni në llogarinë tuaj të postës elektronike dhe kërkoni "çabonohu" në postuesit nga të cilët jeni ngopur. Rishikoni rezultatet e kërkimit dhe vendosni se me cilin email dëshironi të vazhdoni. Ju gjithashtu mund të vizitoni www.unroll.me dhe të çabonoheni nga buletinet që dëshironi të hidhni në kosh. Ai do të organizojë kutinë hyrëse me kategori dhe dosje të ndryshme.
-
Planifikoni kohën tuaj për të lexuar dhe rifilluar. dërgojini email-it
Marrja e një sinjalizimi ose njoftimi ju bën të mos fokusuar në përgjegjësitë tuaja. Megjithëse marrja në konsideratë e emaileve tuaja në kohën e planifikuar do t'ju ndihmojë në ndihmën urgjente, si dhe për t'ju ndihmuar në mirëmbajtjen dhe përditësimin e kalendarit tuaj rreth takimeve.
Ju gjithashtu mund të hartoni emailin tuaj për çdo urgjencë duke përditësuar numrin tuaj të kontaktit dhe duke ofruar të përshtatshme koha për të arritur tek ju. Për shkak të ngarkesës së madhe të punës, ju gjithashtu mund t'i kontrolloni emailet tuaja çdo orë për dhjetë deri në pesëmbëdhjetë minuta ose kontrolloni emailin tuaj 3-4 herë në ditë, si në mëngjes pasdite dhe në mbrëmje.
-
Renditja e emaileve sipas kategorisë
Kur merrni shumë email së bashku, mund të harroni t'i kushtoni vëmendje emaileve të rëndësishme ose ndonjëherë mund t'i fshini ato gabimisht pa i lexuar. Ndodh kur merrni të gjitha emailet në kutinë tuaj hyrëse dhe nuk ka dosje dhe kategori të disponueshme për të vendosur emailin në dosjet përkatëse. Ndonjëherë, kur fshini mbeturinat nga kutia juaj hyrëse, përfundoni duke fshirë emailet e lidhura me punën. Megjithatë, ju mund t'i rikuperoni ato nga koshi, por ndonjëherë nuk jeni në dijeni nëse e keni bërë këtë!
Secili ka mënyrën e vet për t'i trajtuar gjërat e veta. Ky është vetëm një sugjerim se si të menaxhoni emailet tuaja në mënyrë efektive dhe si mund ta bëni është i thjeshtë. Sidoqoftë, mund të gjeni një sistem që funksionon për ju.
Lexo: 0
